اولين قدم براي پردازش يک کار آن است که يک کار را از يکي از ? نقطه تجمعي تعريف شده که در درس چهارم در مورد آنها صحبت کرده ايم را انتخاب کنيد. دقت کنيد که شما بايد از ? نقطه تجمعي تنها و تنها يک کار را انتخاب کنيد و تا زماني که کار پردازش آن را به پايان نرسانديد، از انتخاب آيتم ديگري خودداري کنيد.

 

علت تاکيد بر انتخاب تنها يک کار کاملا روشن است، نه؟ چون در درس هاي گذشته در مورد آن صحبت کرديم و گفتيم که انجام چندين کار به صورت همزمان غيرممکن و افسانه است و براي نتيجه اي خوب و بدون استرس همواره يک کار را انجام دهيد.

 

زماني که يک کار را انتخاب کرديد، سوالي که بايد از خود بپرسيد آن است که قدم بعدي براي انجام آن کار و حرکت رو به جلو و به پايان رساندن آن کار چيست؟ اين سوال کردن و فکر کردن به آن زماني بين ? تا ?? ثانيه از شما را مي گيرد که بسيار کم اما تاثيرگذار است. زيرا شما به کمک اين پرسش بدرستي تصميم خواهيد گرفت که گام بعدي براي انجام آن کار چيست.

 

 

دقت کنيد که بسياري از افراد از پرسيدن اين سوال طفره مي روند و به همين دليل ممکن است آن کار پس از بيرون آمدن از يکي از ? نقطه تجمعي، مجددا به آن نقطه تجمعي بازگردد و به عبارتي در همان نقطه تجمعي گير کند و هيچگاه مورد پردازش قرار نگيرد! پس لطفا شما جز اين دسته از افراد نباشيد و به مدت ? تا ?? ثانيه به اين فکر کنيد کنيد که مرحله بعد براي انجام آن کار چيست؟

 

زماني که شما براي بار اول تصميم مي گيريد که گام بعدي چيست، بهتر است از خودتان سوال کنيد که آيا اين همان چيزي است که مي خواهيد به عنوان گام بعدي انجام دهيد يا خير؟ اگر احساس کرديد که گام بعدي آن چيزي نيست که فکر مي کنيد و يا دل تان مي خواهد، بهتر است که مجددا در اين مورد فکر کنيد و يا انجام آن کار را به فرد ديگري بدهيد. آن چيزي که مهم است آن است که به هيچ عنوان کاري را که از نقطه تجمعي خارج کرده ايد را مجددا به آن نقطه تجمعي بازنگردانيد. مثلا ممکن است که گام بعدي اين باشد که شما «صبر کنيد» تا وسيله يا ابزاري به دست تان برسد، براي همين در اين مثال گام بعدي صبر کردن مي شود که مي تواند شامل چند ساعت يا چند روز باشد.

 

نکته: اگر گام بعدي شما در اين مرحله آن است که کاري را به فرد ديگري واگذار کنيد، بايد مرحله بعدي براي خود را «انتظار» تعريف کنيد به گونه اي که تا زمان اتمام کار توسط آن فرد منتظر باشيد تا کار تکميل شده را دريافت کنيد.

بنابراين به طور خلاصه مي توان گفت:

 

?- زماني که از خود در مورد گام بعدي سوال مي کنيد، مطمئن باشيد که شما تنها بر روي آن گام تمرکز کرده ايد.

?- اگر احساس کرديد آن کار نياز به چيزي دارد، گام بعدي خود را صبر کردن انتخاب کنيد و صبر کنيد.

?- اگر نياز به پردازش آن کار توسط فردي ديگري داريد، آن کار را به آن فرد واگذار کنيد و گام بعدي را انتظار تعريف کنيد.

 

دومين قدم در پردازش يک کار آن است که به زمان انجام آن کار فکر کنيد. به اين فکر کنيد که چه زماني و چه موقعي در طول بودجه زماني تان بايد اين کار را انجام دهيد؟ مثلا بايد آن را هم اکنون انجام دهيد يا بعدا؟

 

چند نکته را بايد در دومين قدم پردازش يعني چه زماني به ياد داشته باشيد تا به کمک آنها بتوانيد اين قدم را بهتر و دقيق تر برداريد. اين نکات عبارتند از:

- اگر کاري که مي خواهيد آن را پردازش کنيد، مدت زماني حدود پنج دقيقه يا کمتر نياز دارد تا آن را انجام دهيد، آن را همان موقع انجام دهيد. اما اگر آن کار ده دقيقه با بيشتر طول مي کشد، آن را در تقويم خود يادداشت کنيد تا در زمان مناسب آن را انجام دهيد.

- اگر کاري که مي خواهيد انجام دهيد بيشتر از ?? دقيقه وقت شما را مي گيرد و يا يک تاريخ تحويل مشخص دارد، آن را در داخل تقويم تان بنويسيد و يک بودجه زماني مشخص براي آن در نظر بگيريد. علت اهميت تعيين بودجه زماني براي کارهايي که بيشتر از ?? دقيقه زمان مي گيرند آن است که شما بدون بودجه زماني بسيار بعيد است که آن را انجام دهيد!

 

نکته: با گذراندن اين دوره آموزشي نقش تقويم در زندگي شما بسيار مهم خواهد بود به صورتي که شما به کمک آن مي توانيد کارهاي مختلف خود را انجام دهيد، پس استفاده از تقويم و بودجه بندي زمان تان را جدي بگيريد.

 

- اگر کاري که مي خواهيد انجام دهيد، زماني بين ? تا ?? دقيقه از شما را بگيرد و تاريخ مشخصي براي تحويل آن وجود نداشته باشد، شما بايد آن کار را درون فهرست کاري خود قرار بدهيد تا در زمان مناسب آن را انجام دهيد. مزيت فهرست کار در آن است که شما مي توانيد عمليات هاي کوتاه و مختصر را در آن فهرست کنيد و براساس بودجه زماني خود آن کارها را انجام دهيد.

- اگر کارهاي تکراري مانند پرداخت قبض هاي آب، برق، تلفن و... را بايد در طول هر ماه انجام دهيد، بهتر است که اين کارها را به صورت يک جا در در يک تاريخ مشخص انجام دهيد. به کمک اين روش شما مي توانيد کارهايي که جنسي يکسان دارند را در يک دسته بندي و بودجه زماني قرار بدهيد و اينگونه در زمان خود صرفه جويي کنيد، مخصوصا اگر قبض هاي مختلف خود را از طريق اينترنت بانک پرداخت کنيد.

- همواره براي کارهاي مختلف خود يک تاريخ و زمان مشخص انتخاب کنيد. به اين صورت که اگر مي خواهيد کاري را در هفته آينده انجام دهيد، در تقويم خود يادداشت کنيد که کار X را مي خواهم در روز سه شنبه در ساعت ? بعدازظهر انجام دهم. اگر تاريخ و زمان دقيق مشخص نکنيد، مطمئن باشيد که آن کار را انجام نخواهيد داد!

- قبلا در اين مورد صحبت کرده ايم، اما به دليل اهميت و مرتبط بودن آن با دومين قدم پردازش آن را مجددا بيان مي کنيم. اين نکته آن است که بين قرارهاي خود حتما زماني را براي استراحت در نظر بگيريد. به عنوان مثال همواره بين هر يک ساعت از برنامه هايتان، ?? دقيقه را به عنوان زمان استراحت يا همان تنفس در نظر بگيريد تا هم از نظر فکري کمي استراحت کنيد و هم خودتان را براي قرار و برنامه بعدي آماده کنيد.

 

 

?- کارهايي که ? دقيقه يا کمتر وقت مي گيرند را بلافاصله انجام دهيد.

?- کارهايي که ?? دقيقه يا بيشتر وقت مي گيرند يا يک تاريخ مشخص براي تحويل دارند را در تقويم خود يادداشت کنيد.

?- کارهايي که بين ? تا ?? دقيقه زمان مي گيرند را در فهرست کاري هاي روزانه خود اضافه کنيد.

?- کارهايي که از يک جنس هستند را به صورت گروهي و در يک زمان مشخص انجام دهيد.

?- براي انجام کارهايي مختلف خود تاريخ و زمان مشخص تعيين کنيد.

?- بين قرارهاي ملاقات و کاري خود زماني براي استراحت در نظر بگيريد.

به ياد داشته باشيد که با انجام اين نکات شما به راحتي مي توانيد زمان خود را مديريت کنيد و براساس کارهاي مختلف به صورت دقيق برنامه ريزي کنيد.

 

سومين و آخرين قدم در پردازش يک کار آن است که مکان کاري که مي خواهيد آن را پردازش کنيد را پيدا کنيد. مثلا آن کار را بايد در داخل پوشه قرار بدهيد (قبض آب) و يا آنکه در داخل يک کشو؟ و يا اينکه بايد آن را دور بياندازيد؟

به عبارت ديگر بايد شما تصميم بگيريد که يک کار که مي تواند يک آيتم فيزيکي يا ديجيتالي باشد را کجا ذخيره کنيد و همچنين براي انجام مرحله بعدي در کجا باشد.

 

بيان چند نکته زير به درک بهتر شما از سومين و آخرين قدم پردازش کمک زيادي خواهد کرد:

- همواره به ياد داشته باشيد که بين کارهاي مختلف خود مرزبندي مشخص و روشني برقرار کنيد و تنها کارهايي که مشابه هستند را در يک گروه قرار بدهيد. به عنوان مثال پرداخت قبض هاي مختلف را در يک گروه قرار بدهيد و به هيچ عنوان کارهاي مختلف و متفاوت را در يک گروه قرار ندهيد.

 

- با خواندن اولين پاراگراف سومين قدم پردازش شايد اين سوال برايتان پيش آمده باشد که چه آيتمي را بايد دور بياندازيد؟ در پاسخ به اين سوال بايد بدانيد که اگر آيتم مورد نظر شما فيزيکي است آن را دور بياندازيد اما اگر آن آيتم ديجيتالي است، آن را نگه داريد زيرا هزينه نگهداري آيتم هاي ديجيتالي بسيار کمتر از آيتم هاي فيزيکي است. اما اگر آيتم فيزيکي اي که داريد ليست ايميل ها، شماره تلفن، آدرس محل کار و... است، به شما پيشنهاد مي کنيم که آنها را به صورت طبقه بندي شده در يک مکان امن نگهداري کنيد. هر چند که به طور کلي پيشنهاد مي کنيم که ليست هاي مختلف خود را به صورت ديجيتالي ذخيره کنيد تا هم در هزينه و هم وقت خود صرفه جويي کنيد. اما فراموش نکنيد که اگر اطلاعات مهم و حياتي خود را به صورت ديجيتالي ذخيره مي کنيد، يک نسخه پشتيبان از آنها را همواره داشته باشيد. براي اطلاعات بيشتر در مورد پشتيبان گيري از اطلاعات مي توانيد در دوره «مباني پشتيبان‌گيري از اطلاعات» شرکت کنيد.

 

- براي دسته بندي کارهاي مختلف خود بهتر است که آنها را در پوشه هاي مختلفي قرار دهيد. به عنوان مثال براي کارهايي که با کامپيوترتان مي توانيد انجام دهيد، آنها را در پوشه «کامپيوتر» و کارهايي که به خريد کردن مربوط مي شوند را در پوشه «خريد» قرار دهيد و يا براي قرارهاي ملاقات خود يک پوشه «قرار ملاقات» ايجاد کنيد.

 

- هر کار و آيتمي مکان و خانه اي دارد که بايد در آن مکان قرار بگيرد.

- کارها و آيتم هاي يکسان بايد در يک خانه قرار بگيرند.

- آيتم هاي فيزيکي: اگر در دور انداختن آنها شک داريد، آنها را دور بياندازيد.

- آيتم هاي ديجيتالي: اگر در دور انداختن آنها شک داريد، آنها را نگه داريد.

- اطلاعات تماس با ديگران مانند ايميل، شماره تلفن و... را در يک مکان امن نگهداري کنيد.

- کارها و آيتم هاي مختلف را طبقه بندي کنيد.

 

 

هم اکنون شما با سه اصل پردازش کار آشنا شديد و از اين پس مي توانيد به کمک اين سه اصل به صورت هدفمند کارهاي خود را انجام دهيد. آنچه مهم است و بايد در نظر بگيريد آن است که هر گاه يک کار را مورد پردازش قرار مي دهيد، سه سوال بالا را از خودتان بکنيد: چه چيزي، چه زماني و کجا. و مرتب با خودتان با صداي بلند تکرار کنيد، چون تکرار کردن باعث مي شود شما کار جديدي را براي پردازش انتخاب نکنيد.

 

زماني که شما بتوانيد به اين سه سوال پاسخ بدهيد، آماده خواهيد بود که پردازش آن کار را آغاز کنيد و اگر نتوانستيد به اين سوالات پاسخ بدهيد، هيچ کار جديدي را براي پردازش انتخاب نکنيد.

 

به عنوان بخش پاياني اين درس بد نيست به اين نکته اشاره کنيم که بسته به افراد مختلف، زمان پردازش براي کارهاي مختلف متفاوت است اما به طور متوسط هر فرد ? ساعت براي پردازش کارهاي مختلف براساس سه قدمي که در بالا به آنها اشاره کرديم زمان نياز دارد، به همين دليل براي شروع بهتر است که ? ساعت در هفته را به پردازش کارهاي مختلف اختصاص دهيد تا تخمين زمان مورد نياز براي پردازش کارها براي خودتان را بدست آوريد. دقت کنيد که اين ? ساعت را در طول هفته پخش کنيد، هر چند که توصيه مي کنيم که زماني کمتر از يک ساعت را براي پردازش کارهاي مختلف در نظر نگيريد. مثلا شما مي توانيد در ? روز هفته، هر روز ? ساعت از زمان خود را به پردازش کارهاي مختلف خود اختصاص دهيد.