درس هشتم- مديريت زمان
آموزش مديريت زمان: پردازش ايميل
در درس گذشته شما با سه اصل پردازش کار يعني چه چيزي، چه زماني و چه مکاني آشنا شديد و آموختيد که به کمک اين سه پرسش چگونه کارهاي مختلف خود را دسته بندي و در زمان مورد نظر انجام دهيد. با ما با آموزش پردازش ايميل همراه باشيد.
به گزارش فرهنگ نيوز، در اين مطلب قصد داريم که چگونگي کاربرد اين سه اصل در پردازش ايميل را به شما بياموزيم تا به کمک آنها راحت تر و به صورت برنامه ريزي شده ايميل خود را مديريت کنيد.
صفر ايميل در هفته
اولين چيزي که بايد در مورد پردازش ايميل بدانيد آن است که تعداد ايميل هاي موجود در ايميل خود را در هر هفته به عدد صفر برسانيد. اين بدان معناست که شما بايد در پايان هفته (مثلا پنجشنبه) ايميل هاي داخل اينباکس ايميل خود را به عدد صفر برسانيد.
شايد با خودتان فکر کنيد که انجام اين کار چگونه امکان دارد؟ نگران نباشيد! در طول اين درس شما به راحتي و به کمک سه اصل پردازش کار خواهيد توانست که ايميل خود را هر هفته به عدد صفر برسانيد.
علت اين پيشنهاد آن است که بسياري از مردم ايميل هاي مختلف خود را در اينباکس ايميل خود نگهداري مي کنند و در طول هر روز براي پيدا کردن ايميل هاي مورد نظر خود دچار سردرگمي مي شوند. به عنوان مثال ايميل هايي که پاسخ داده اند را در کنار ايميل هايي که نخوانده اند و يا ايميل هاي کاري خود که بايد در هفته آينده آنها را انجام دهند قرار مي دهند.
علاوه بر اين، عدم پردازش ايميل ها و داشتن اينباکس پر از ايميل باعث عدم تمرکز شما و پريدن از اين شاخه به آن شاخه مي شود که در نهايت باعث مي شود شما هيچ کاري را به صورت کامل انجام ندهيد و به اين صورت سطح استرس تان بالا برود.
برچسب زدن و فيلتر کردن ايميل ها
اولين از همه بايد بگوييم که اگر از سرويس ايميل جيميل به عنوان ايميل خود استفاده نمي کنيد، هم اکنون از طريق اين لينک يک حساب در جيميل ايجاد کنيد. علت اين پيشنهاد نيز به دلايل مختلف مانند امنيت بالاي جيميل و همچنين امکانات فوق العاده آن است.
چگونه برچسب بسازيم؟
قبل از آنکه طرز ساخت برچسب در جيميل را بگوييم، بد نيست علت ايجاد برچسب در پردازش راحت تر ايميل و مديريت زمان را بيان کنيم.
همانگونه که در ابتداي اين درس گفتيم، يکي از عادت هاي بد افراد آن است که تمامي ايميل هاي خود را در اينباکس نگهداري مي کنند که اين کار باعث شلوغي بيش از حد اينباکس و عدم تمرکز و سردرگمي شان در ميان ايميل هايشان مي شود. براي مقابله با اين مشکل يکي از بهترين راه حل ها ايجاد برچسب هاي مختلف براساس نياز است.
به عنوان مثال شما با ايجاد برچسب کارهاي روزانه، ليست خريد، درخواست هاي کاري و... مي توانيد ايميل هاي مختلف خود را براساس موضوع شان برچسب بزنيد و سپس آنها را بايگاني کنيد. با اين کار هم اينباکس خود را خلوت و به عدد صفر نزديک مي کنيد و هم ايميل هاي مختلف خود را به صورت دسته بندي شده در اختيار داريد.
براي ايجاد برچسب در جيميل که Label ناميده مي شود، شما بايد مراحل زير را طي کنيد:
?- پيامي را که مي خواهيد برچسب بزنيد را از ليست اينباکس خود انتخاب کرده و يا آن را باز کنيد.
?- بر روي علامت برچسب زدن که در بالاي متن و عنوان ايميل قرار گرفته است کليک مي کنيد تا منوي برچسب زني باز شود:
?- در صورتي که قبلا برچسبي ساخته باشيد، نام آن را در اين منو خواهيد ديد، در غير اين صورت تنها گزينه هاي «ايجاد برچسب جديد» و «مديريت برچسب ها» را خواهيد ديد.
?- بر روي عبارت «ايجاد برچسب جديد» کليک کنيد.
?- در پنجره اي که باز مي شود نام برچسب جديد را در قسمت «لطفا يک نام جديد براي برچسب وارد کنيد» بنويسيد و بر روي «ايجاد» کليک کنيد. با اين کار برچسب بر روي ايميل انتخابي تان چسبانده مي شود. اين نام مي تواند به انگليسي يا فارسي نوشته شود، ايميل يا آدرس سايت باشد و حتي نام شخص يا شرکت يا محل خاصي باشد، مثلا «ايميل هاي کاري».
راه ديگر ساخت برچسب استفاده از گزينه «مديريت برچسب ها» است. از اين طريق مي توانيد برچسب هاي ساخته شده را مديريت کنيد. برچسب جديد ايجاد کنيد و يا يک برچسب را حذف کنيد.
براي ساخت برچسب جديد از طريق مديريت برچسب ها، ابتدا بر روي گزينه «مديريت برچسب ها» کليک کنيد و سپس در پنجره جديدي که باز مي شود با کليک بر روي «ايجاد برچسب جديد» و باز شدن پنجره اي جديد مانند آنچه در تصوير بالا مشاهده کرديد، مي توانيد برچسب مورد نظر خود را ايجاد کنيد.
براي حذف برچسب هم به سادگي بر روي گزينه «حذف» در برابر هر کدام از برچسب ها کليک کنيد. با اين کار برچسب مورد نظرتان حذف شده و برچسب آن هم از روي تمامي پيام هايي که آن را داشته اند، پاک مي شود.
نکته: براي جستجو درون برچسب ها مي توانيد به راحتي بر روي آنها کليک کرده و ليستي از ايميل هاي درون هر برچسب را مشاهده کنيد. علاوه بر اين مي توانيد با استفاده از جستجوي جيميل که در بخش بالاي جيميل قرار دارد به صورت ترکيبي، به جستجوي ايميل خاصي درون برچسب ها باشيد. مثلا ما در برچسب «آموزش» به دنبال ايميلي از دوره مباني مديريت زمان هستيم. پس در جعبه جستجو مي نويسيم:
label:آموزش tm@darsnameh.com
چگونه ايميل ها را فيلتر کنيم؟
با برچسب زني شما مي توانيد اينباکس خود را خالي و ايميل هاي خود را به راحتي دسته بندي کنيد و به اين صورت در زمان خود تا حدود بسيار زيادي صرفه جويي کنيد. اما راه حل ديگري که مي تواند در وقت شما براي پردازش ايميل هاي مختلف صرفه جويي کند، فيلتر کردن ايميل ها براساس آدرس ايميل، موضوع، يک کلمه خاص در متن ايميل و... است به گونه اي که با اين کار شما در حقيقت سه اصل پردازش کار يعني چه چيزي، چه زماني و چه مکاني را بر عهده سرويس ايميل خود که در اينجا جيميل است مي گذاريد.
با ايجاد يک فيلتر خاص، شما مي توانيد به راحتي و به صورت خودکار ايميل هايي که دريافت مي کنيد را دسته بندي کنيد و يا حتي به آنها پاسخ بدهيد! کارکرد فيلتر را مي توان به منشي يک شرکت نسبت داد که نامه هاي دريافت را دسته بندي مي کند و آنها را براي رئيس شرکت براساس اهميت موضوع ارسال مي کند.
براي ساخت يک فيلتر شما بايد مراحل زير را طي کنيد:
?- ابتدا از طريق تصوير چرخ دنده سمت چپ صفحه جيميل خود (در اينجا فرض شده است که جيميل شما به زبان فارسي است، در صورتي که به زبان انگليسي است، تصوير چرخ دنده را در سمت راست مشاهده خواهيد کرد) بر روي «تنظيمات» کليک کنيد و سپس «فيلترها» را انتخاب کنيد و بر روي «ساختن يک فيلتر جديد» کليک کنيد:
?- حال اطلاعاتي را که مي خواهيد فيلتر براساس آنها ساخته شود را در پنجره جديد وارد کنيد. اينجا مي توانيد انواع شرط ها را براي جيميل تعيين کنيد تا نامه ها را براساس چه مواردي فيلتر کند. همانطور که مي بينيد دست تان کاملا باز است.
• با نوشتن ايميل در بخش «فرستنده» مي توانيد کل ايميل هاي دريافتي از يک آدرس به خصوص را فيلتر کنيد. مثلا اگر مي خواهيد کليه ايميل ها از بخش مالي شرکت تان را فيلتر کنيد، مي توانيد آدرس ايميل بخش مالي شرکت تان را وارد کنيد: finance@yourcomany.com
• با نوشتن ايميل در بخش «گيرنده» مي توانيد کل ايميل هاي ارسالي به آن آدرس را فيلتر کنيد.
• با نوشتن عبارت خاصي در بخش «موضوع» مي توانيد تمامي ايميل هايي که در بخش موضوع شان (Subject) آن عبارت خاص را داشته باشند را فيلتر کنيد.
• با نوشتن کلمه و عبارات خاصي در کادر «داراي اين کلمات است» مي توانيد ايميل هاي حاوي آن عبارت يا کلمه را فيلتر کنيد.
• با استفاده از «بدون» مي توانيد ايميل هايي که عبارت مورد نظر در آنها نيست را فيلتر کنيد!
• با تيک زدن عبارت «داراي فايل پيوست» تنها ايميل هايي را که داراي شرط انتخابي در بالا هستند و پيوست هم دارند، فيلتر خواهند شد.
?- حال با کليک بر روي «ايجاد فيلتر با اين جستجو» که در سمت راست و پايين پنجره ايجاد فيلتر قرار دارد، به مرحله بعد که ايجاد فيلتر است راهنمايي خواهيد شد.
نکته: اگر بر روي دکمه آبي رنگ ذره بين کليک کنيد، مي توانيد تمامي ايميل هاي موجود در اينباکس خود را براساس فيلتري که ايجاد کرده ايد مشاهده کنيد.
?- تا اينجا شرايط فيلتر کردن ايميل ها را تعيين کرديد. حالا بايد انتخاب کنيد که بر روي ايميل هايي که شرط هاي مورد نظر شما را دارند، چه کاري انجام شود. در اين صفحه مي توانيد يک يا چند عمل همزمان را انتخاب کنيد.
• با تيک زدن «از صندوق ورودي خارج شود (بايگاني شود)» ايميل هاي شامل اين فيلتر در لحظه دريافت، آرشيو مي شوند و در اينباکس ديده نخواهند شد.
• با استفاده از «علامت گذاري به عنوان خوانده شده» ايميل به محض دريافت، به عنوان خوانده شده تلقي شده و در اينباکس به صورت پر رنگ (Bold) نمايش داده نمي شود.
• با تيک «ستاره گذاري کنيد» ايميل دريافتي با ستاره زرد رنگ علامت دار مي شود و در گروه «ستاره دار» هم قرار مي گيرد.
• با استفاده از «اعمال برچسب» مي توانيد برچسب خاصي را انتخاب کنيد تا بر همه ايميل هاي واجد شرايط اعمال شود. اين تقريبا پرکاربردترين بخش محسوب مي شود. اگر در مرحله قبل آدرس ايميل بخش مالي شرکت خود را وارد کرده باشيد، حالا مي توانيد برچسب زني خودکار را هم در اين قسمت انتخاب کنيد.
• در صورتي که امکان «باز ارسال» را در جيميل تان فعال کرده باشيد، مي توانيد با تيک زدن «آن را باز ارسال کنيد» و انتخاب ايميل مورد نظر از ليست مقابل آن، ايميل هاي دريافتي با شرايط فيلتر را به صورت خودکار براي فرد ديگري يا آدرس ايميل ديگرتان ارسال کنيد.
• شايد بخواهيد که برخي از ايميل ها در اينباکس ايميل تان باقي نمانند! براي اين کار مي توانيد گزينه «حذف شود» را چک کنيد و به اين صورت به محض دريافت ايميلي که مشخصات فيلتر تعيين شده را داشته باشد، آن ايميل به بخش «حذف شده ها» منتقل مي شود.
• ايميل هاي دريافتي از برخي افراد و شرکت ها آن چنان مهم هستند که از دست دادن آنها باعث زيان خواهد شد. حالا فرض کنيد که برنامه ضد هرزنامه جيميل آن ايميل را به عنوان اسپم تشخيص دهد و سپس بدون اطلاع شما آن را پاک کند! براي اينکه از اين اتفاق جلوگيري کنيد، کافي است فيلتري براي آن آدرس ايميل بسازيد و سپس گزينه «هرگز آن را به پيام ناخواسته ارسال نکنيد» را چک بزنيد.
• اگر ايميل هاي دريافتي از برخي افراد (مثلا رئيس تان) برايتان مهم است، مي توانيد با چک زدن گزينه «هميشه به عنوان مهم علامتگذاري شود»، آن ايميل را به عنوان يک ايميل مهم تعريف کنيد که به محض دريافت آن، جيميل آن را علامت گذاري کند. در صورتي هم که مي خواهيد آدرس ايميل خاصي هيچ وقت به عنوان يک ايميل مهم در نظر گرفته نشود، با چک زدن «هيچوقت به عنوان مهم علامتگذاري نشود» خيال خودتان را از اين جهت راحت کنيد.
• ?- حال که عمل مورد نظر براي ايميل هاي منتخب تان را مشخص کرديد، مي توانيد با زدن دکمه آبي رنگ «ايجاد فيلتر»، فيلتر مورد نظرتان را بسازيد.
به کمک ? قدم بالا شما به راحتي مي توانيد فيلترهاي مختلف براي ايميل خود را ايجاد کنيد و بدين صورت پردازش ايميل هاي دريافتي خود را سريع تر و راحت تر انجام دهيد و در وقت و زمان خود به ميزان زيادي صرفه جويي کنيد.
شما با ايجاد فيلتر براي ايميل هاي دريافتي خود در حقيقت سه اصل پردازش يک کار را به دست کامپيوترتان داده ايد تا کامپيوترتان به صورت خودکار به اين سه سوال پاسخ بدهد:
?- چه چيزي؟ دخيره کردن ايميل.
?- چه زماني؟ در حال حاضر.
?- چه مکاني؟ برچسب/فيلتر تعريف شده.
چک کردن ايميل
تا اينجا در مورد پردازش ايميل صحبت کرديم و اينکه چگونه مي توانيد به کمک پرچسب ها و فيلترهاي مختلف ايميل خود را راحت تر پردازش کنيد و ايميل هاي موجود در اينباکس ايميل تان را به عدد صفر برسانيد.
اما در اين بين شايد از خودتان بپرسيد که پس چه زماني بايد ايميل تان را چک کنيد؟ مثلا بايد در طول تمام روز صفحه ايميل تان باز باشد و حواس تان به دريافت آخرين ايميل ها و پاسخ به آنها باشد يا نه؟
در پاسخ به اين سوال بايد بگوييم که بهترين کار براي چک کردن ايميل آن است که يک زماني مشخص را در طول روز براي چک کردن ايميل خود تعيين کنيد و به هيچ عنوان صفحه ايميل را در مقابل خود باز نگه نداريد چون اين کار باعث مي شود که تمرکز خودتان را بر روي کارهاي ديگرتان از دست بدهيد و به اين صورت دچار بدترين کار در زمينه مديريت زمان بشويد و آن انجام دادن چندين کار به صورت همزمان است!
مثلا پيشنهاد فرهنگ نيوز به شما آن است که ايميل خود را سه بار در طول روز (ابتداي روز، ميانه روز و پايان روز) چک کنيد و در هر بار زماني حدود ?? دقيقه را صرف اين کار کنيد و در صورت نياز تنها به ايميل هاي مهمي که پاسخ دادن به آنها واجب است، پاسخ بدهيد.
پردازش ايميل
براي پردازش ايميل تان که شامل سه پرسش چه چيزي، چه زماني و چه مکاني مي شود، شما بايد حداقل يک ساعت را در روز به اين کار اختصاص دهيد.
به طور متوسط براي پردازش ??? ايميل، شما نياز به يک ساعت زمان داريد و اگر ??? ايميل پردازش نشده داريد، بايد بدانيد که به ? ساعت وقت براي پردازش آنها نياز داريد. براساس اين تخمين شما به راحتي مي توانيد وقت آزاد مناسب براي پردازش ايميل هاي خود را به صورت روزانه پيدا و تعيين کنيد و به اين صورت به هدفي که در ابتداي اين درس آن را بيان کرديم دست يابيد: صفر ايميل در اينباکس ايميل تان در هفته.
هم اکنون شما با رعايت نکاتي که در اين درس و درس گذشته به آن اشاره کرديم به راحتي مي توانيد براساس اصول مديريت زمان، کارهاي مختلف خود مانند پاسخ دادن به ايميل را پردازش کنيد و انجام دهيد.
http://www.farhangnews.ir 
کانال خنده و سرگرمی در تلگرام 