درس نهم- مديريت زمان
آموزش مديريت زمان: بودجه زماني
اين درس، آخرين درس اين دوره آموزشي است و به همين دليل در اين درس به نکته اي خواهيم پرداخت که کليد حل بسياري از مشکلات خواهد بود و با درک آن به راحتي مي توانيد از زمان هايي که در اختيارتان است استفاده کنيد: بودجه زماني.
به گزارش فرهنگ نيوز، يکي از مشکلاتي که بسياري از افراد با آن مواجه هستند آن است که نمي توانند زمان کاري خود را از زمان زندگي خصوصي خود جدا کنند. به همين دليل اولين موردي که در اين درس شما خواهيد آموخت آن است که يک تعريف روشن از زمان کار بدانيد.
زمان کاري
به طور کلي زمان کاري به زماني گفته مي شود که شما آن را صرف کار کردن مي کنيد، زماني که شما در راه خانه به محل کار و يا برعکس هستيد و يا زماني که صرف فکر کردن در مورد کار خود مي کنيد، حتي اگر در خانه باشيد و دور از محل کارتان!
علت اينکه فکر کردن در مورد کارتان را به عنوان زمان کاري بايد در نظر بگيريد آن است که شما در آن زمان که ممکن است در رختخواب اتاق خوابتان باشيد، در حال تمرکز بر روي کارتان هستيد. به همين دليل بايد اين زمان را به عنوان زمان کار خود در نظر بگيريد! تعجب کرديد نه؟
حالا براساس تعريف بالا شما مي توانيد به راحتي متوسط زمان کاري خود در هفته را محاسبه کنيد. اين زمان شامل تمامي زمان هايي مي شود که مربوط به کارتان است که نمونه اي از آنها را در بالا ذکر کرديم.
زمان زندگي خصوصي
زمان زندگي خصوصي يا زمان شما به مدت زماني گفته مي شود که شما آن را صرف کارهاي مرتبط با خودتان مي کنيد. کارهايي مانند خوابيدن، غذا خوردن، همراه بودن با خانواده و يا چيزهايي مانند اينها که ذهن شما را به طور کامل از فکر کردن در مورد کارتان دور مي کند.
براساس اين تعريف شما مي توانيد به راحتي مدت زمان زندگي خصوصي يا همان زمان خودتان را در طول هفته محاسبه کنيد.
جدا کردن زمان کار با زمان زندگي خصوصي
تا اينجا شما با تعريف زمان کار و زمان زندگي خصوصي خود آشنا شديد و آموختيد که چگونه مي توانيد متوسط زمان کار و زندگي خصوصي خود در هر هفته را محاسبه کنيد. اما سوالي که ممکن است پيش بيايد آن است که محاسبه اين زمان ها چه دردي را دوا مي کنند؟
در پاسخ به اين سوال بايد گفت که هدف از محاسبه زمان کاري و زندگي خصوصي آن است تا شما با درکي درست بتوانيد يک خط قرمز و شفاف بين زمان کاري و زمان خودتان بکشيد و سپس براساس آن بودجه بندي زماني خود را انجام دهيد، کاري که موضوع اصلي اين درس است.
اولين قدم براي جداسازي زمان کاري از زمان خودتان آن است که خودتان را متعهد به آنچه در تقويم تان نوشته ايد بکنيد و علاوه بر آن، براساس زماني که در اختيار داريد برنامه ريزي کنيد. شايد براي درک بهتر اين موضوع بد نباشد که مثالي بزنيم.
فرض کنيد که شما از صبح که از خواب بلند مي شويد اولين کاري که مي کنيد آن است که ايميل هاي کاري خود را چک مي کنيد و سپس صبحانه مي خوريد و بعد از آن به محل کار خود مي رويد. در نهايت شب هم ساعت ? يا ?? به خانه باز مي گرديد و شايد علت دير آمدن به خانه را کار بيشتر که برابر با موفقيت بيشتر است مي دانيد. تفکري که ممکن است تا حدودي درست باشد، اما در واقعيت کمي مشکل دارد!
به اين صورت که ممکن است برخي از افراد با کار کردن در مدت زمان زياد و دير برگشتن به خانه در زندگي خود به موفقيت هايي دست پيدا کنند، اما آنچه حقيقت دارد آن است که شما اگر براساس برنامه و زماني که در اختيار داريد، کارهاي مختلف خود را انجام دهيد، باز هم موفق خواهيد شد.
براي همين در مثال بالا به جاي اينکه اولين کار بعد از بيدار شدن از خواب چک کردن ايميل ها و پاسخ دادن به بعضي از آنها باشد، شما بايد يک خط قرمز و واضح بين زمان کاري و خودتان بکشيد. به اين صورت که زمان کاري خود را به صور کامل مشخص کنيد و به خودتان بگوييد که از ساعت ? صبح تا ? بعدازظهر زمان کاري تان است و تنها در اين مدت زمان به کار خود فکر کنيد و وقتي که خارج از اين زمان قرار گرفتيد، مثلا در ساعت ? شب تنها تمرکزتان را بر روي کارهاي خودتان مانند گپ و گفتگو با اعضاي خانواده يتان و يا ديدن فيلم مورد علاقه يتان بگذاريد.
پس فراموش نکنيد که به جاي دادن يک تخته سياه با زمان بي پايان و نامحدود به خودتان، يک فضاي مشخص در اختيار خودتان قرار دهيد و براساس همان ميزان فضا، کارهاي خود را انجام دهيد. و اين کار را با بودجه بندي زمان مي توانيد انجام دهيد.
علاوه بر اين فراموش نکنيد که همواره از بودجه زماني که تعريف کرده ايد تبعيت کنيد و خود را به آن متعهد کنيد تا به اين صورت راحت تر بتوانيد زمان خود را مديريت کنيد و از بودجه زماني خود به ميزان بسيار زيادي استفاده کنيد.
تعريف ارزش براي کارهاي مختلف
شما در طول روز کارهاي مختلفي را انجام مي دهيد که ممکن است خيلي از آنها داراي اهميت و ارزش زيادي نباشند و تنها وقت شما را بگيرند، به همين دليل يکي از کارهايي که تاثير مستقيمي بر روي بودجه بندي زمان شما دارد آن است که کارهاي مختلف خود را از نظر ارزش و اهميت دسته بندي کنيد.
براي ارزش بندي کارهاي مختلف ما يک روش ساده به شما پيشنهاد مي کنيم که به کمک آن مي توانيد ارزش يک کار را براي خودتان مشخص کنيد و اين معيار مقدار پولي است که شما براي انجام آن کار مي توانيد به شخص ديگري پرداخت کنيد تا همان کار را براي شما انجام دهد. اين بدان معناست که فعاليت هايي براي شما باارزش ترند که براي تان هزينه بر باشند.
نکته ?: برخي از افراد در طول روز تنها يک کار را انجام مي دهند و به همين دليل ارزش بندي کارهاي مختلف براي آنها معنا ندارد، اگر شما جز اين دسته از افراد هستيد که در طول روز يک کار مشخص را بايد انجام دهيد، شايد اين بخش از درس آنقدرها بدرد شما نخورد هر چند که خواندن آن را شديدا پيشنهاد مي کنيم.
نکته ?: دقت کنيد در اينجا ما در مورد کارهاي شخصي شما صحبت نمي کنيم و تنها در مورد کارهايي که مربوط به شغل و حرفه يتان است بحث مي کنيم زيرا کاملا واضح است که براي در جمع خانواده بودن و گپ زدن با افرادي که آنها را از صميم قلب دوست داريد هيچ معادل پولي و مالي را نمي توان تعريف کرد!
به طور کلي تمام فعاليت هايي که در طول روز در حال انجام آنها هستيم، شامل دو دسته مي شوند:
?- با ارزش ترين فعاليت ها (Most Valuable Activities يا MVAs)
?- کم ارزش ترين فعاليت ها (Les Valuable Activities يا LVAs)
و نکته جالب آن است که اکثر مردم تمرکز خود را بر روي کارهايي مي گذارند که کمترين ارزش را از نظر مالي براي آنها دارد. به عنوان مثال و براساس برخي تحقيق ها تنها ?? درصد از افراد زمان کاري خود را به انجام با ارزش ترين کارها (MVAs) اختصاص مي دهند و بيشتر وقت خود را صرف کارهايي با ارزش بسيار کم (LVAs) مي کنند.
براي همين براي استفاده از حداکثر مدت زماني که در اختيار داريد، شما بايد بر روي کارهايي که با ارزش تر هستند و يا همان MVAs تمرکز کنيد. اما چگونه مي توان کارهاي باارزش را کشف کنيد؟
شناسايي با ارزش ترين کارها
در اينجا به کمک يک مثال به شما نشان مي دهيم که چگونه مي توانيد دو مورد از باارزش ترين کارهايي که در طول روز انجام مي دهيد را شناسايي کنيد.
ابتدا ما شخصي را در نظر مي گيريم که يک مربي تربيت بدني است. اين شخص چندين ساعت در هفته را صرف کلاس هاي خود در دانشگاه مي کند، علاوه بر آن مربي شنا است و چندين ساعت در هفته را با دانش آموزانش در استخرهاي گوناگون سپري مي کند و به آنها اموزش مي دهد. او همچنين به يک سالن ورزشي خصوصي مي رود و در چندين کلاس مختلف ورزشي تدريس مي کند.
اين مربي تربيت بدني براي هر کدام از مکان هايي که مي رود، حقوق مشخصي دارد و زمان ها و روزهاي مشخصي را صرف مي کند. حال اگر اين شخص حقوق ساليانه هر کدام از اين مکان هايي را که مي رود، حساب کند و بعد هر کدام از آنها را بر عدد ???? (?? ساعت کار در هر هفته ضربدر ?? هفته در سال) تقسيم کند، او مي تواند مقدار پولي را که هر ساعت از انجام هر کدام از اين کارها بدست مي آورد را حساب کند. با مقايسه درآمد حاصل از هر ساعت کار در هر يک از مکان هايي که مشغول تدريس در آنهاست، به راحتي مي تواند بفهمد که کدام يک از آنها بيشترين درآمد و کداميک از آنها کمترين درآمد را براي وي دارد و بر همين اساس دو کار باارزش خود را پيدا کند. و با پيدا کردن اين دو کار باارزش، تمرکز خود را بر روي آنها بگذارد تا درآمد بيشتري داشته باشد.
بودجه زماني براي کارهاي باارزش
حالا که روش پيدا کردن و کشف کارهاي باارزش خود در طول روز را پيدا کرديد، زمان آن رسيده است که براي اين کارهاي باارزش خود يک بودجه زماني تعيين کنيد.
اولين قدم براي انتخاب بودجه زماني آن است که يک تقويم جدا از کارهاي روزانه و روتين خود ايجاد کنيد و سپس حداقل ?? درصد از زمان کلي (?? ساعت زمان کار کردن در هفته ضربدرد ?? درصد= ??.? ساعت در طول هفته) که براي کار کردن در اختيار داريد را به اين کارها (کارهاي باارزش) اختصاص دهيد. علت پيشنهاد ?? درصد در آن است که اکثر افراد کمتر از ?? درصد از زمان خود را به انجام کارهاي باارزش اختصاص مي دهد و به همين دليل عدد ?? درصد به مرور زمان باعث بهبود کارآيي شما در انجام کارهاي مهم تان مي شود.
دقت کنيد که علت پيشنهاد تقويم جدا براي بودجه بندي زماني کارهاي MVAs آن است که شما با تمرکز بيشتري براي انجام آنها برنامه ريزي کنيد و علاوه بر آن از تداخل با ديگر برنامه هاي خود و يا کاهش آن به هر دليلي شديدا خودداري کنيد.
به عنوان مثال اگر شما دو کار باارزشي که در طول روز انجام مي دهيد را پيدا کرده ايد، مي توانيد مدت زمان ??.? ساعت را به دو قسمت ?.? ساعتي تقسيم کنيد و سپس براساس نوع کار و وضعيت کاري خودتان، در تقويم خود زمان هايي که براي انجام آنها در نظر داريد را انتخاب کنيد. مثلا اگر دو کار باارزش شما نوشتن پايان نامه درسي و آموختن برنامه نويسي باشد، شما مي توانيد آموختن برنامه نويسي را به مدت ?.? ساعت در روز جمعه و نوشتن پايان نامه درسي خود را در سه روز شنبه، سه شنبه و پنجشنبه انجام دهيد (روزي حدود ? ساعت).
استفاده از بودجه زماني
هم اکنون شما باارزش ترين کارهايي که در طول روز انجام مي دهيد را پيدا کرده ايد و براساس درس هاي گذشته يک تقويم کاري مشخص با بودجه بندي مشخص داريد.
حالا زمان آن رسيده که بودجه زماني خود را براساس تقويم روزانه يتان مصرف کنيد. براي اين کار بد نيست که مثالي بزنيم تا درک و طرز استفاده از بودجه زماني در طول هفته را بهتر و راحت تر درک کنيد.
همانگونه که در قسمت قبل گفتيم، شما هم اکنون دو کار باارزش خود را پيدا کرده ايد که براي هر کدام از آنها ?.? ساعت زمان در اختيار داريد. روز جمعه را براي آموختن برنامه نويسي به مدت ?.? ساعت اختصاص داده ايد. حالا فرض کنيد که يکي از دوستان تان به شما زنگ مي زند و از شما مي خواهد که گزارش کاري را براي وي در روز جمعه ارسال کنيد.
به دليل اينکه شما در روز جمعه ?.? ساعت را براي يادگيري برنامه نويسي اختصاص داده ايد، در پاسخ به اين دوست تان بايد بگوييد که اين امکان وجود ندارد و شما مي توانيد در روز شنبه ساعت ?? صبح گزارش مورد نظرش را ارسال کنيد.
و يا اينکه شما براي نوشتن پايان نامه درسي خود روز هاي شنبه، سه شنبه و پنجشنبه را در نظر گرفته ايد. حالا استاد راهنماي تان با شما تماس گرفته است و از شما درخواست کرده که روزي را براي صحبت در مورد پروژه در نظر بگيريد. شما به بودجه زماني خود نگاه مي کنيد و متوجه مي شويد که روزهاي شنبه، سه شنبه و پنجشنبه روزهايي هستند که شما بر روي پروژه خود کار مي کنيد، پس به استاد راهنماي خود پاسخ مي دهيد که در روز سه شنبه در ساعت ? بعدازظهر در دفتر او خواهيد بود.
با اين مثال شما بايد به صورت کامل متوجه چگونگي استفاده از بودجه زماني و تقويم کاريتان شده باشيد. اين نکته را هم فراموش نکنيد که بودجه زماني نقش کتاب راهنما را بازي مي کند به گونه اي که به کمک آن مي توانيد کارهاي روزانه خود را به صورت دقيق تر برنامه ريزي کنيد. پس فراموش نکنيد که بودجه زماني، کتاب راهنماي شما در مديريت زمان و افزايش بهره وري است.
________________________________________
در اينجا دوره «مباني مديريت زمان» به پايان مي رسد و اميدواريم که شما به کمک اين دوره آموزشي بتوانيد از وقت خود در راه اهدافي که داريد بهتر از گذشته استفاده کنيد به گونه اي که با مديريت زمان و افزايش بهره وري، سطح استرس خود را به دليل انجام ندادن برخي کارهاي در وقت مقرر کاهش دهيد و زندگي بهتر و راحت تري را از نظر شغلي و شخصي داشته باشيد.
در نهايت فراموش نکنيد که اين دوره آموزشي تنها سرنخي براي شماست تا اصولي را که ممکن است نمي دانستيد را ياد بگيريد. به ياد داشته باشيد که اصول بسيار با اهميت تر از ابزار هستند زيرا تا زماني که شما براساس اصول صحيح زندگي مي کنيد، هر سيستم يا ابزاري مي تواند به آساني براي شما کار کند. علاوه بر اين انتظار نداشته باشيد که هم اکنون و با به پايان رساندن اين دوره بتوانيد انقلابي بزرگ در زندگي خود صورت دهيد، زيرا تغييرهاي بزرگ نياز به زمان دارند.
http://www.farhangnews.ir 
کانال خنده و سرگرمی در تلگرام 
اس ام اس های خنده دار و بامزه
نرم افزار کاربردی برنامه ریزی App Habits v1.2.2 – اندروید